Registreren en aanmelden

• Wat is registratie?

  Antwoord: Om in te schrijven voor (vakantie-)opvang, een kamp en/of een activiteit dien je je eerst een account aan te maken.
  De registratie kan je doen via de knop "registreer via eID" (als je over een eID-lezer beschikt) ofwel via de knop "registreer zonder eID".  De registratie verloopt in verschillende stappen:

  • Stap 1: Maak een account aan. Let op, geef hiervoor de gegevens van de ouder op.
  • Stap 2: Na het doorlopen van de registratieprocedure ontvang je een activatiemail op je emailadres. Je kan je account activeren door op de link in de mail te klikken.
  • Stap 3: Vervolgens kan je inloggen op je account en jouw gezinsleden toevoegen

  Om de registratie vlot te doorlopen hou je best je eigen rijksregisternummer en dat van de kinderen bij de hand. Je kan dit terugvinden op de identiteitskaart, de ISI+-kaart of de klevertjes van de mutualiteit. 
  
  Opgelet: diegene die de account aanmaakt, ontvangt alle briefwisseling (vb. bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.); deze worden niet naar derden verstuurd en kunnen niet op naam van iemand anders opgemaakt worden. 
  
  Opgelet: wanneer een kind voor de eerste keer naar de kinderopvang gaat, dien je na het registreren langs te gaan in één van de locaties om de nodige administratie in orde te brengen vooraleer je kan starten met (online) inschrijven.

• Waar vind ik mijn rijksregisternummer?

  Antwoord: Je vindt je rijksregisternummer op je identiteitskaart, de ISI+-kaart of de klevertjes van de mutualiteit. Het nummer begint met de laatste 2 cijfers van je geboortejaar.
  Voorbeeld: je bent geboren op 16 september 1971, je rijksregisternummer begint met 710916.

• Is het noodzakelijk om aan te melden?

  Antwoord: Als je niet aangemeld bent, dan kan je het hele vakantieaanbod bekijken, maar kan je niets boeken.
  Wil je inschrijven voor (vakantie-)opvang, een sportkamp of een activiteit dan dien je eerst aan te melden met jouw gebruikersnaam en paswoord, zoals je die in jouw account hebt ingegeven.
  
  Heb je nog geen account? Volg de stappen bij de vraag "Wat is registratie?"
  
  Opgelet: wanneer het kind voor de eerste keer naar de kinderopvang gaat, dien je na het registreren langs te gaan in één van de locaties om de nodige administratie in orde te brengen vooraleer je kan starten met inschrijven.
  
  
  

• Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat nu?

  Antwoord: Klik onder aanmelden op ‘paswoord vergeten’, je zal een link toegestuurd krijgen via e-mail om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.

• Hoe verander ik mijn persoonlijke gegevens of instellingen?

  Antwoord: Wanneer je ingelogd bent, klik je in het menu rechts op het scherm ‘mijn contactgegevens’, ‘mijn gezin’ of ‘mijn logingegevens’.

• Kan ik inschrijven voor andere kinderen dan mijn eigen kinderen?

  Antwoord: Neen, diegene die de inschrijvingen doet ontvangt alle briefwisseling (bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.); deze worden niet naar derden verstuurd en kunnen niet op naam van iemand anders opgemaakt worden.

• Ik kan mijn kind niet inschrijven voor een activiteit. Hoe komt dit?

  Antwoord: Dit kan meerdere oorzaken hebben:
  
  

  • Niet alle verplichte vragen zijn ingevuld: bij het aanmaken van een kind zijn bepaalde vragen verplicht in te vullen (bvb. medische gegevens). 
  • De nodige administratie voor de kinderopvang is nog niet in orde gebracht (zie vraag: een kind komt voor de eerste keer naar de kinderopvang.).
  • Jouw kind heeft niet de juiste leeftijd voor deze activiteit.
  • Jouw kind beschikt (nog) niet over de noodzakelijke competenties. Vb. voor bepaalde zwemactiviteiten kan gevraagd worden dat het kind reeds een zwembrevet behaalde.
  • De activiteit is volzet, dan kan je jouw kind inschrijven op de wachtlijst (zie vraag: wat gebeurt er als ik op de wachtlijst sta?).
  • De facturen werden niet betaald.

Werking opvang en activiteiten

• Jouw kind komt voor de eerste keer naar de kinderopvang?

  Antwoord: Komt je kind voor de eerste keer naar de kinderopvang dan dien je volgende stappen te doorlopen:
  

  • Maak een account aan bij Kwandoo (zie vraag: wat is registratie?).
  • Print de inlichtingenfiche uit en onderteken deze.
  • Breng de ondertekende inlichtingenfiche binnen in één van de locaties tijdens de openingsuren. Op dat moment zal de coördinator of een begeleidster het huishoudelijk reglement overlopen met jou en wordt een schriftelijke overeenkomst opgesteld. Indien gewenst kan je een rondleiding krijgen in de locatie.
  • Wanneer de inlichtingenfiche en de schriftelijke overeenkomst ondertekend zijn, zal je kunnen inschrijven voor opvang.

• Wat gebeurt er wanneer ik op de wachtlijst sta?

  Antwoord: Wanneer activiteiten volzet zijn, kan je ervoor kiezen om je in te schrijven op de wachtlijst. De dienst contacteert je als er plaatsen vrijkomen. Sta je op de wachtlijst voor een uitstap, maar heb je die dag echt opvang nodig schrijf je dan zeker in voor de opvang!
  
  Opgelet: na de inschrijvingsperiode is het niet meer mogelijk om kosteloos uit te schrijven voor de opvang om mee op uitstap te gaan met een andere dienst.

• Wat doe ik als mijn kind ziek is?

  Antwoord: Als je kind ziek is kan het niet terecht in de kinderopvang, of bij de sport- en de jeugddienst. Contacteer steeds de dienst wanneer jouw kind niet naar de opvang kan komen! Dit op de eerste dag van de ziekte, doe je dit niet zal bij de kinderopvang een annulatievergoeding aangerekend worden en bij de sport- en jeugddienst zal je inschrijvingsgeld niet terug ontvangen.
  Tijdens vakantieperiodes dien je binnen de 5 dagen hieropvolgend een doktersattest binnen te brengen. Laat ook weten hoe lang het kind afwezig zal zijn.

• Wat breng ik mee naar de kinderopvang en/ of activiteiten van de sport en- jeugddienst?

  Antwoord: Breng je kind naar onze activiteiten in sportieve kledij of speelkledij. De kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor kledij die aangepast is aan de weersomstandigheden. Een pet en zonnecrème bij warm weer, regenjas bij slecht weer,…. Geef kleuters reservekledij mee.

• Foto's?

  Antwoord:  Tijdens de activiteiten worden foto’s gemaakt. Door je kind in te schrijven neem je hier kennis van en geef je ons de toestemming om het beeldmateriaal te gebruiken op websites en/of publicaties. Indien je niet wil dat we beeldmateriaal van je kind maken, geef je dit aan in Kwandoo en meld je dit tevens, voor de aanvang van elke activiteit, schriftelijk aan de dienst.

• Ongeval op kamp of tijdens een activiteit?

  Antwoord: Als je kind een ongeval krijgt, krijg je een ongevallenformulier mee. Dit formulier kan je ook verkrijgen bij de bevoegde stadsdienst. Je vult de gegevens van het kind aan en laat een arts de medische verklaring invullen. Je bezorgt de documenten aan de dienst die ze vervolledigt. Je betaalt alle kosten zelf en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Aan de apotheker vraag je een onkostennota. Beide documenten bezorg je aan de verzekering. Bewaar hiervan een kopie tot het ongeval volledig afgehandeld is.

• Aansprakelijkheid?

  Antwoord: De inschrijver verklaart dat de deelnemer over een normale gezondheid beschikt en heeft kennis genomen dat de aansprakelijkheid van de organisatoren begint en eindigt wanneer het kind wordt afgetekend. We zijn niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen. Breng dus geen waardevolle spullen mee. Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt of kwetst dan moet jij (of je familiale verzekering) de kosten betalen.

• Mijn kind gaat op uitstap (bvb. zeeklassen) met school i.p.v naar de kinderopvang. Wat dan?

  Antwoord:  Als het kind door een schoolreis, sportklassen, zeeklassen,… niet naar de opvang komt, moet je het kind uitschrijven voor de opvang. Doe je dit niet, wordt er een boete aangerekend.

• Hoe kan ik mijn kind uitschrijven voor de opvang?

  Antwoord: ****
  Uitschrijven dient altijd schriftelijk (bij voorkeur via e-mail gebeuren).

Betalingen

• Betalingsvoorwaarden?

  Antwoord:  Bij de sport- en jeugddienst moet vooraf betaald worden. Er kan online betaald worden bij inschrijving. Bij de kinderopvang is de prijs die je betaalt voor buitenschoolse opvang gekoppeld aan de verblijfsduur van het kind in de opvanglocatie. Na het verstrijken van de maand ontvang je een factuur. Betaling van de factuur dient binnen de maand te gebeuren. Bij niet-betaling wordt een kind, na twee aanmaningen en een aangetekend schrijven, uitgesloten om in te schrijven voor nieuwe activiteiten.

• Ik heb een vraag over mijn factuur?

  Antwoord: Bij vragen over facturen dient contact opgenomen worden met het secretariaat van de kinderopvang. Doe dit zo snel mogelijk na ontvangst van de factuur. Eventuele fouten worden rechtgezet in een volgende factuur of er wordt hiervoor een creditnota opgemaakt.

• Kan ik een fiscaal attest krijgen?

  Antwoord: Ja, het fiscaal attest zal je op Kwandoo kunnen raadplegen en afdrukken. Op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld.

• Terugbetaling door derden?

  Antwoord: Sommige mutualiteiten en werkgevers betalen bepaalde activiteiten gedeeltelijk terug. Informeer hiervoor bij je mutualiteit of werkgever of het die mogelijkheid biedt. Wanneer je een opleiding volgt bij de VDAB kan het zijn dat de opvang in de kinderopvang tijdens deze momenten terugbetaald wordt. Informeer hiervoor bij de VDAB of dit bij jouw opleiding het geval is.